Eingehende Bestellungen kommen in zehn verschiedenen Formaten — E-Mail, PDF-Anhang, Excel, Fax-Scan, EDI, Kundenportal. KI erkennt das Format, extrahiert die relevanten Daten und legt den Auftrag direkt im ERP an. Auftragssachbearbeitung bedeutet wieder Prüfen statt Tippen.
In den meisten Maschinenbau-Mittelständlern läuft die Auftragsbearbeitung ähnlich:
Bei kleinen Volumina mag das tragbar sein. Bei wachsendem Auftragsvolumen wird die Auftragsbearbeitung schnell zur Engstelle: 1–2 Vollzeitstellen, die hauptsächlich abtippen, prüfen, ins ERP übertragen — Tätigkeiten, die einen Großteil des Tages binden, ohne strategischen Mehrwert. Und jeder Tag Verzögerung bei der Auftragsbestätigung kostet Kundenvertrauen.
Auftragserfassung ist eine Aufgabe mit hohem Wiederholungsanteil, vielen Standardformaten und klaren Validierungsregeln — eine Konstellation, in der KI besonders zuverlässig wird.
Eine eingehende E-Mail im Sammelpostfach wird automatisch als Bestellung klassifiziert (vs. Anfrage, Reklamation, Spam). Bestellungen werden ans Auftrags-Routing weitergegeben — andere Kategorien an die richtige Stelle.
Aus dem PDF-Anhang, dem E-Mail-Text oder einer Excel-Tabelle werden die Positionen erkannt: Artikelnummern, Mengen, Wunschtermine, Konditionen, Lieferadresse, Bestellnummer. Auch bei nicht-standardisierten Formaten zuverlässig.
Sind die Artikelnummern aktuell? Stimmt die Lieferadresse mit dem Kundenstamm? Ist die Bonität in Ordnung? Bevor ein Auftrag automatisch angelegt wird, läuft eine Prüfung gegen Ihre ERP-Stammdaten. Unstimmigkeiten landen automatisch in der Prüfwarteschlange.
Klare Aufträge werden direkt im ERP angelegt — als Verkaufsauftrag oder Sales Order, je nach System. Mit allen Positionen, Konditionen und Vermerken. Ihre Auftragssachbearbeitung prüft auf Plausibilität — der Tippvorgang entfällt.
Im selben Lauf wird eine Auftragsbestätigung generiert: mit Positionen, Konditionen und einem Liefertermin auf Basis aktueller Kapazitäten und Bestände — sofern Ihr ERP entsprechende ATP-/CTP-Daten bereitstellt. Auf Wunsch direkt versendet, bei Sonderfällen mit menschlicher Freigabe.
Es gibt am Markt fertige Tools für KI-gestützte Auftragserfassung — workist, smartextract, konfuzio, turian und andere. Die haben ihre Berechtigung. Aber sie sind nicht die einzige Option.
Im mittelständischen Maschinenbau sind die Voraussetzungen oft anders:
Mein Ansatz: Ich nutze Microsoft-Standardtechnologien (Power Automate, Microsoft Graph, Azure OpenAI, Azure AI Document Intelligence) und baue die auftragsspezifische Logik mit Ihnen zusammen. Ein Anwendungsfall, eine Architektur, in Ihrer eigenen Microsoft-Cloud. Erweiterbar auf weitere Anwendungsfälle (Posteingang, Angebotserstellung) ohne Vendor-Wechsel.
Ich bin kein Software-Anbieter. Ich baue kein eigenes Auftragserfassungs-Tool. Was ich mache: Ich integriere die Automation in Ihre bestehende ERP- und Outlook-Welt und automatisiere genau den Teil, der heute zur Engstelle wird.
Konkret läuft das so:
Ich gehe mit Ihnen durch die Auftrags-Realität: welche Kanäle, welche Volumina, welche Bestelltypen, welches ERP, welche Bottlenecks? Wo geht heute regelmäßig was schief, welche Aufträge nehmen unverhältnismäßig viel Zeit?
Ich picke einen klar abgegrenzten Kanal (z. B. das Sammelpostfach auftragseingang@) und setze darauf KI-gestützte Erkennung, Extraktion und Anlage im ERP auf. Parallel zur bestehenden manuellen Bearbeitung — als Sicherheitsnetz.
Über 3–5 Wochen werden Trefferquote, Zeitersparnis und Fehlerquote gemessen. Ihre Auftragssachbearbeitung korrigiert, wo nötig — das System lernt aus Ihren Korrekturen.
Sobald der Pilot stabil läuft, wird auf weitere Eingangskanäle ausgerollt (Kundenportal, EDI, weitere Postfächer), weitere Funktionen ergänzt (automatische Auftragsbestätigung, Kapazitätsprüfung in Echtzeit, Eskalations-Workflows).
Was ich nicht mache: Ich verspreche keine 100%-Automatisierung. Sondermaschinen-Aufträge mit Klärungsbedarf bleiben menschliche Arbeit. Was sich aber automatisieren lässt — Standardbestellungen, Wiederholaufträge, klar formatierte Kundenanforderungen — das macht in 6 Wochen Pilot einen sehr spürbaren Unterschied im Alltag Ihrer Auftragssachbearbeitung.
Tendenziell weniger, wenn Sie ausschließlich Sondermaschinen-Einzelaufträge mit jeweils mehrwöchigem Klärungsbedarf bearbeiten — da liegt der Hebel eher in der Angebotskalkulation. Was bei Ihnen zutrifft, klären wir gemeinsam im Workshop. Verwandte Anwendungsfälle finden Sie unter Lösungen.
| Volumen | 100 Aufträge/Woche × ~15 Min manuelle Erfassung |
| Personalzeit heute | 25h/Woche × 47 Wochen = 1.175h/Jahr |
| Personalkosten heute | 1.175h × 85 €/h = 99.875 €/Jahr |
| Mit automatischer Erfassung + ERP-Anlage | ~70 % Automatisierungsgrad bei Standardbestellungen |
| Effekt | ~70.000 €/Jahr plus schnellere Auftragsbestätigungen für Kunden |
Vereinfachte Beispielrechnung mit Annahme 85 €/h vollbelastetem Personalkostensatz. Die echte Größenordnung klären wir gemeinsam im Erstgespräch — Volumen, Komplexität und Ihre Lizenz-Landschaft kennen Sie besser als ich.
30 Minuten, kostenfrei, kein Vertriebsgespräch. Ich höre mir Ihren Auftragsbearbeitungs-Alltag an, gebe eine erste Einschätzung, was sich lohnt — und schlage Ihnen ggf. einen passenden nächsten Schritt vor.
